En este planeta sin fronteras y con el alcance de la nueva aldea digital global, se ha vuelto imperativo tener, publicar y conservar una prestancia, identidad o Imagen Corporativa, que haga  de su nombre, marca o producto algo realmente identificable y bello.

En este momento cuando ya  hemos llegado al punto nueve de nuestro Decálogo, y hemos construido un proyecto de migración solido y consistente, con una excelente posibilidad de éxito, estamos en el momento de obtener un beneficio importante para la introducción de estándares de WorkFlow y procesos de la corporación, con la adopción, creación, mantenimiento e implementación amplia de plantillas digitales, que finalmente nos lleven a configurar, crear y publicar  un solido Manual de Imagen Corporativa que haga parte integral de la Cultura Empresarial de la entidad.

Es ahora cuando realizaremos un plan detallado para el proyecto “Estandarizar Formas y Protocolos de comunicación Corporativa” (Léase Imagen Corporativa), que doten a la entidad de una herramienta versátil  y general para ser usada como elemento único de comunicación corporativa, interna y externa.

Objetivo:
Crear una herramienta estándar de comunicación institucional, que sea usada por todos los estamentos de la entidad. Esta proyecto debe desarrollar una serie de formas, protocolos y plantillas comunes, que sean almacenadas en recipientes magnéticos de la Intranet/Internet, para que posteriormente sirvan como elemento regular en el envío, administración, mantenimiento y almacenamiento de todo tipo información corporativa.

Metodología:
El Desarrollo exitoso de este proyecto podrá hacerse en tres etapas descritas a continuación:

  • Creación del grupo líder del Proyecto, que debe ser constituido por un grupo máximo de tres personas de diferentes áreas de la entidad, involucrando también de manera directa al área administrativa o grupo coordinador del proyecto ISO 9000/9002. Su principal objetivo será diseñar e implementar los procesos y procedimientos para recolectar, almacenar y analizar los “procesos de comunicación”, usados de manera cotidiana en las actividades de transferencia de información dentro y fuera de la entidad.
  • Creación de formas y protocolos estándar , usando la metodología de Plantillas, disponible hoy de manera regular en todas las herramientas computarizadas para la Creación y/o Administración Documental. En esta fase se crearan los manuales de: “Imagen Corporativa” y “Procedimientos Estándar de Comunicación” , que incluirán de manera clara todas las etapas para una “Comunicación Efectiva”.
  • Capacitación General del personal de la institución para el uso adecuado de las nuevas políticas de protección de Imagen Corporativa y estándares de comunicación.

Ejecución:

  • Levantamiento detallado de los procesos de comunicación en la entidad, que comprenda tanto los eventos internos como externos, siendo claramente clasificados en procedimientos comunes (los que usan todos los estamentos de la compañía, en una actividad determinada, así por ejemplo: el envió de correos y sus correspondientes anexos.), y procedimientos especiales o propios que se efectúan de manera especifica en diferentes departamentos y áreas de investigación. Esta labor no solo realizara el proceso de descripción , sino que deberá complementarlos con su contenido, flujo y estructura, para obtener como resultado final el manual de “Procedimientos Estándar de Comunicación”.
  • Procedimiento descriptivo y documental de los procesos de comunicación. Cada evento deberá contener los siguientes constitutivos de documentación (no todos los documentos requieren los elementos descritos a continuación):
    • Plan o layout del documento.
    • Creación de una plantilla tipo, con sus correspondientes estilos, campos y demás elementos.
    • Especificación de la plantilla estándar o default para los documentos de texto.
    • Especificación de las plantillas asociadas al respectivo proceso.
    • Procesos estándar de numeración y enlace de documentos.
    • Uso de eslogan y logosimbolos  institucionales.
    • Uso y Publicación de tablas, encabezados, pies de pagina, notas al pie y notas al margen.
    • Uso de tablas de contenido, referencias bibliográficas e índices.
    • Elaboración del manual de “Imagen Corporativa”, que contenga de manera detallada la colección de logosimbolos comerciales y marcas registradas de la entidad. También una descripción de los eslogan y/o frases institucionales usadas de manera comercial o promocional. Este documento dimensiona de manera exacta cada uno de los componentes, definiendo además su ubicación, colores usados, fuentes y formatos. Este documento también incluye sus políticas de uso en documentos especiales como: currículos, certificados y en general toda información generada por el proceso productivo y/o administrativo de la Empresa.

por: Levarcol

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